Từ ngày 9/3/3020, với diễn biến phức tạp của dịch Covid-19, Magestore đã ra quyết định sẽ triển khai kế hoạch làm việc Remote. Qua khảo sát nhanh thói quen làm việc của các team, tất cả các team đều duy trì đều đặn hoạt động Daily hàng ngày (theo các khung giờ khác nhau), hoạt động Planning tuần. Hoạt động Review & Retro thực hiện tuỳ cấp độ, có team liên tục và có team thỉnh thoảng. Như vậy, trung bình 1 team ít nhất có đến 7 cuộc họp online khác nhau để cập nhật và planning về công việc. Làm thế nào để họp online được hiệu quả là một chủ đề nóng bỏng!
Đầu tiên, phải khẳng định hướng đến mục tiêu Minh Bạch trong việc làm Remote, riêng bằng hành động follow theo đúng các Scrum Events bạn đã làm rất tốt rồi. Theo Scrum, chúng ta có 04 events sau không xê dịch:
- DAILY: Đồng bộ kết quả hàng ngày, theo dõi tiến độ và support nhau khi cần
- PLANNING: Làm rõ backlog công việc cần làm trong tuần, nắm được các việc chính nhất của cả team, cùng trao đổi làm rõ các công việc cần thực hiện. Quyết định những mốc thời gian quan trọng trong tuần hoặc những cuộc họp tiếp theo
- REVIEW: So với Planning đặt ra, chúng ta đã hoàn thành được bao nhiêu công việc và kết quả như thế nào. Đến lúc để show off cho nhau. Kể cả khi các bạn có nắm tiến độ liên tục của nhau, hoạt động Review vẫn cực kỳ cần thiết để cùng nhìn khối lượng & chất lượng công việc đã hoàn thành. Đây là cầu nối cần thiết để team cùng thực hiện hoạt động Retro.
- RETRO: Retro đóng vai trò là một buổi Reflection hàng tuần dành cho team khi nghĩ về những thứ đã xảy ra trong tuần. Hơn hết, Retro là không gian để mọi người nói lên suy nghĩ của mình về công việc trong team và có những action điều chỉnh. Retro là lúc để mọi người cùng lên tiếng nói hướng đến kết quả chung, là lúc để đưa ra những cải tiến có ích trong công việc.
CÁC TIPS HỌP ONLINE HIỆU QUẢ
Cố định thời gian cho các buổi họp chính
Hãy cố định thời gian cho những buổi họp chính của team, ít nhất là với các sự kiện meeting theo Scrum. Bạn hãy cài đặt lên hệ thống Google Calendar và thông báo cho team mình. Hiện nay Slack cũng có phần tích hợp với Calendar để nhắc nhớ lịch, thông báo khi gần đến giờ và tự set Status của Slack khi bạn đang trong giờ họp. MageX đang nghiên cứu phần này, mục tiêu để các team đều transparent hoạt động trong tuần của mình, có thể là lên Google Calendar.
Luôn biết trước Faci cho buổi họp (Ai sẽ làm facilitator)
Khi họp offline, các bạn có cả team bên cạnh để hỗ trợ, hoặc ai thích thì làm Faci cho buổi họp. Nhưng để buổi họp online được diễn ra, thực tế bạn cần chuẩn bị trước đó (để có link join meeting) Vì vậy, đừng để đến lúc họp mới chỉ nhau ai làm Faci, hãy có lịch sẵn từ đầu.
Sử dụng Timebox hiệu quả
Vấn đề sẽ không thể giải quyết được nếu không có timebox cho buổi họp. Các bạn hãy set timebox chung cho buổi họp, ví dụ 1 tiếng. Và sau đó dùng timebox cho các phần nhỏ.
Gợi ý công cụ: Set up alarm trên điện thoại hoặc sử dụng Online StopWatch trên Internet để count cho nhanh, đến khi hết giờ máy sẽ tự phát ra tiếng động.
Mute mic khi bạn không nói
Trừ khi bạn có một chiếc mic clear âm thanh xung quanh hiệu quả, nếu không việc để mic on trong mọi trường hợp sẽ hay bị ồn, hoặc bị nghe tiếng vọng lại. Hãy thống nhất rule với nhau khi họp nhóm cùng 1 lúc chỉ có 1 người bật mic, những người kia tắt mic, khi có nhu cầu lại bật mic lên. Khi bạn call, button chỉnh mic & cam luôn ở sẵn dưới màn hình.
Nếu bạn muốn nói, hoặc trao đổi, có thể sử dụng công cụ Chat (phía trên màn hình)
Hãy tích cực sử dụng Video
Phần lớn mọi người hay ngại bật video là vì sợ xấu, sợ nhìn thấy mụn hoặc không gian xung quanh. Nhưng hãy nghĩ đến những mặt tích cực Video mang lại. Việc nhìn nhau face to face sẽ khiến tinh thần làm việc phấn chấn hơn, vui vẻ hơn và authentic hơn.
Hãy ăn mặc như đi làm, đó là bí kíp để có một ngày làm việc đúng là làm việc. Những nghiên cứu khoa học đã chỉ ra khi bạn mặc đồ như đi làm, hiệu suất công việc cũng sẽ tăng lên đấy. Và lúc đó, đừng ngại video nhé
Thêm tips nữa cho các bạn gái, hãy make up & xinh đẹp để lúc lên hình mình thật xinh đẹp nha!
Nếu muốn có 1 virtual background cho video conference của mình, bạn có thể sử dụng Zoom thay thế Hangouts (vì zoom đã có feature 1 này), trên Hangouts cũng có 1 số app (nhưng phải trả tiền)
Công cụ Brainstorm cả nhóm
Khi làm việc online chung cả nhóm, nếu muốn brainstorm, các bạn sẽ làm như thế nào? Có 1 vài công cụ sẵn để các bạn sử dụng tối ưu cho trải nghiệm của mình. Ví dụ cho phần Brainstorm hoặc Retro, các bạn có thể dùng https://ideaboardzcom/
- Tạo 1 board brainstorm dễ dàng ngay sau khi log in bằng email
- Share board cho mọi người qua link, gửi link là được
- Mọi người add sticky note lên board như bình thường
Để sử dụng hiệu quả, tránh việc bị ảnh hưởng lẫn nhau khi brainstorm, hãy dành những phút đầu tiên để brainstorm offline trên máy/giấy của mình, sau đó còn 1 vài phút sẽ lên Ideaboardz để post idea lên. Nếu vừa add vừa nghĩ, bạn sẽ dễ bị ảnh hưởng bởi những người khác.
Sau khi họp xong, bạn có thể download idea dưới dạng CSV để input vào meeting minute hoặc chụp ảnh screenshot board để lưu giữ hình ảnh về buổi họp.
Lưu trữ nội dung các cuộc họp ở một nơi
Dĩ nhiên, khi họp ra vấn đề các bạn sẽ có những action tiếp theo cho chính bản thân mình hoặc team log lại vào plan, nhưng lưu giữ nội dung họp theo từng buổi cũng là một thói quen rất hiệu quả. Ai làm Faci của buổi họp sẽ chịu trách nhiệm log note những điều quan trọng, gửi lại cho cả nhóm. Các bạn sử dụng 1 file chung, tạo nhiều sheet cho mỗi buổi họp khác nhau. Vì nếu mỗi buổi họp tạo 1 file khác nhau sẽ phải lưu trữ rất nhiều file.
Ví dụ trên đây là 1 sheet Planning của team MageX, sau khi họp xong sẽ được take note các ý quan trọng của từng phần.
Các bạn còn có những tips nào nữa, hãy cùng sharing bằng cách comment trong bài viết này nhé!
Source: Insight Magestore
